info@severcart.ru

Журнал учета использования картриджей в Excel

7 ноября 2019 г.    Оборудование

Учет и заказ расходных материалов для большой организации может быть сложной задачей. Каждая модель принтера совместима только своим картриджем или тонер-тубой, также каждый картридж имеет свой ресурс распечатываемых страниц и микрочип управления. Несмотря на то, что вы можете следить за расходованием картриджей, используя бумажный журнал, создание электронной таблицы для хранения этой информации сэкономит время и позволит более эффективно планировать затраты на покупку картриджей.

Создадим новую электронную таблицу для отслеживания расходования картриджей с помощью программы для работы с электронными таблицами. Скорее всего на вашем компьютере уже установлен Microsoft Excel, входящий комплект поставки Microsoft Office. Если нет Excel, загрузите и установите бесплатный офисный пакет, такой как OpenOffice или используйте онлайн-инструмент Google Docs, к которому можно бесплатно получить доступ, если зарегистрировать бесплатную учетную запись Gmail.

Далее определимся, какую информацию нужно отслеживать. Это будет зависеть от конкретного случая, и одно из преимуществ использования электронной таблицы в легкости изменения отслеживаемой информацию по мере изменения потребностей. Для начала зафиксируем в таблице номер кабинета, в которой установлен принтер, тип принтера, типы картриджей или тонер-туб и дату, когда в последний раз заменялся картридж.

Заполним заголовки столбцов таблицы. Обратите внимание, как настроена пустая таблица. Есть ряд чисел, бегущих по вертикальной оси и ряд латинских букв по горизонтали. В первой ячейке строки 1 столбца B введите «Номер кабинета». В строку 1 столбца С введите «Модель принтера». В столбец D строки 1 пропишем «Модель картриджа» и т. д. Шаблон электронной таблицы под статьей.

Добавим в таблицу первый принтер, начиная с ввода номера кабинета в столбце 2 строки 2. Далее введем модель принтера в столбце С строки 2, а затем продолжим ввод всю соответствующую информацию в соответствующий столбец, включая дату, когда последний раз заменялся картридж.

Введем информацию для следующего принтера, начиная со строки 3 столбца A, а затем заполним другие данные для этого принтера в каждом соответствующем столбце. Продолжайте вводить информацию для каждого последующего принтера в новой строке, пока не будут перечислены все принтеры и информация о них. После завершения ввода информации, сохраните электронную таблицу на жесткий диск компьютера.

Полезно использовать специальное форматирование, чтобы выделить важную информацию в качестве визуальной помощи. Например, воспользуемся жирным шрифтом для заголовков столбцов и цветной шрифт для группировки принтеров в одной организационной единице. Например, зеленый цвет для принтеров, используемых бухгалтерами, синий для принтеров для кадровиков и оранжевый для принтеров, установленных в юридическом отделе.

Спустя некоторое время, в журнале будет накапливаться информация о количестве израсходованных картриджей. Можно использовать эту информацию, чтобы заметить, используются ли некоторые принтеры чаще, чем другие, является ли один принтер более экономичным, чем другой, и даже какие отделы расходуют больше тонера. В дальнейшем данная информация может быть полезна как для инвентаризации, так и для составления потребностей.

Для автоматизации процесса учета расходных материалов и оргтехники рекомендуется воспользоваться программой Severcart.

Журнал учета картриджей